賃貸管理会社変更時によくあるトラブルとその対策

静岡市で賃貸経営を見直すオーナー向けに、賃貸管理会社を変更する際によく発生するトラブルとその背景を解説します。事前準備の要点をおさえて、スムーズな切り替えを進めましょう。

よくある賃貸管理会社変更
トラブルとその背景

賃貸管理会社の変更は、収支改善やサービス向上を見込んで行われます。しかし、契約条項の見落としや情報共有不足などが要因となり、解約手続きや引継ぎ、保険・保証の取り扱いなどでトラブルが起きやすいです。

特に通知期間や違約金条項は管理委託契約によって異なるため、事前確認が欠かせません。

①「解約できない」と
言われる

賃貸管理会社から「契約期間中のため解約できない」と言われるケースは、管理委託契約で定められた期間中の解約予告が間に合わない場合や、自動更新の条件が盛り込まれている場合に多く見られます。

オーナー側は即時切り替えを断られ、業務が滞って収支悪化や入居者対応の機会損失につながる恐れがあります。

【対策】

まずは契約書を詳細に確認し、解約申し入れに必要な通知期間（一般的に1～3ヶ月程度）を把握してください。それでも解約に応じてもらえない場合は、弁護士や専門家へ相談しましょう。

②違約金を請求された

管理委託契約には、解約に伴う違約金や手数料が設定されていることが多く、契約満了前の解約や独自の条項によって予想外の高額請求を受けるケースがあります。

違約金の金額は契約内容によって異なり、数ヶ月分の管理報酬相当が設定されることもあるため、オーナーは金銭負担に驚くことがあります。

【対策】

契約前に違約金条項を必ず全文を読み込み、疑問点は管理会社に書面で問い合わせておくことが大切です。口頭でのやり取りは後の証拠として不十分なので、メールや書面で記録を残すようにしましょう。

③ 引継ぎ内容に
食い違いがある

賃貸管理会社を切り替える際、新旧管理会社間の情報共有が不十分だと、入居者の契約条件や修繕履歴、建物の現況といった重要事項が正しく引き継がれず、トラブルが発生します。

例えば、更新時期を誤認し、契約更新通知が漏れると法的な対抗力を失うリスクが生じることもあります。

【対策】

オーナー自身が入居者情報や契約条項、設備履歴などを一覧化し、チェックリストを作成して双方で確認を行うことで、認識の齟齬を防ぎ、スムーズな移行が可能になります。

④ 保険会社の変更
トラブル

管理会社が火災保険や借家人賠償責任保険を代理契約している場合、変更手続きのタイミング次第で契約が途切れ、保証が失われる恐れがあります。

火災や事故発生時に補償が受けられず、オーナーが直接損害を負担せざるを得ないケースもあり、入居者との信頼関係にも影響を及ぼします。

【対策】

新管理会社へ変更を通知する前に、旧管理会社と保険契約の継続方法や手続きスケジュールを確認し、必要に応じて個別に保険契約を締結し直すなど、空白期間を作らないように調整しましょう。

⑤ 家賃保証に関する
トラブル

家賃保証会社との契約が旧管理会社経由で行われている場合、管理会社を変更することで保証契約が失効し、契約条件が変わることがあります。

例えば、それまで不要だった連帯保証人が必要になった場合など、新しい保証会社との契約条件に入居者が抵抗感を示し、契約締結が滞るケースもあります。

【対策】

保証契約の引継ぎ可否や契約条件の相違点を整理し、管理会社変更前に保証会社へ引継ぎ手続きの可否を確認してください。入居者に新旧保証内容を丁寧に説明して合意を得ることが重要です。

⑥ 原状回復費や敷金の
金銭トラブル

退去時の原状回復や敷金返還は賃貸管理会社によって対応基準が異なるため、旧管理会社が精算業務を完了しないまま切り替えを行うと、修繕費の負担先や敷金の返還タイミングで認識の齟齬が起きます。

入居者とオーナー間で修繕費負担を巡る争いや敷金未返還に関するクレームが発生し、調整に手間と時間を要することになります。

【対策】

原状回復の範囲や精算業務の責任分担は事前に契約書に記載し、切り替え前後でどちらの管理会社が対応するか明確化することが必要です。書面で取り決め、双方の署名を交わすことでトラブルを防げます。