賃貸管理会社の変更方法

賃貸管理会社の変更方法をステップごとに解説します。現在の管理会社の課題抽出から入居者への通知まで、円滑に切り替えるポイントを詳しく紹介します。

ステップ①
現在の問題点と要望を整理
する

現在利用中の管理会社に対し、空室が長期間埋まらないことや、管理費用が相場を超えているケース、入居者対応の遅さなど具体的な課題を洗い出す必要があります。

次の管理会社に求める要望として、レスポンスの迅速さや修繕対応の範囲、月額費用の上限など、数値や実例を交えて明確に整理してください。このステップで得られた情報は、その後の管理会社選びや解約手続きにおいて軸となる重要な指標となります。

ステップ②
新しい賃貸管理会社を探す

整理した要望に基づき、エリア対応実績やサービス内容で複数の管理会社に見積り依頼を行います。賃料集金やトラブル対応のスピード、定期報告の頻度など比較すべき項目を押さえつつ、過去の実績や利用者の口コミを併せて確認が必要です。

担当者との相性や連絡の取りやすさも、長期的な管理運営を左右する大切な要素になるため、面談やオンライン相談を通じて比較検討してください。

ステップ③
現管理会社に解約通知を送る

管理委託契約書に記載された解約期限を必ず確認し、一般的には1～3ヶ月前までに書面で解約通知を行います。

期日を過ぎると翌月分の管理費が発生したり、短期違約金が請求されたりする場合があるため、余裕をもって内容証明郵便などで手続きを進めると安心です。

解約通知書は契約書記載の宛先へ速やかに送付し、到着確認を取ったうえで次のステップへ移ってください。

ステップ④
新しい管理会社と契約を結ぶ

見積り比較で選定した新しい管理会社と管理委託契約を締結します。契約書では業務範囲や報酬率、解約条件、保証会社引継ぎ可否などを細部まで確認し、不明点は必ず説明を求めて明文化しておきましょう。

契約開始日を明確に設定し、旧管理会社との重複期間が発生しないよう日程調整を行うことで、スムーズに管理会社の切り替えができます。

ステップ⑤
旧・新管理会社間での引継ぎ

旧管理会社から新管理会社へ、物件情報や入居者データ、レントロール、修繕履歴、家賃収支報告書など必要書類をすべて引き継ぎます。

データフォーマットの違いによる混乱を防ぐため、電子ファイルと原本コピーの両方を用意し、引継ぎ完了後に内容をオーナー自身で確認すると安心です。

引継ぎ窓口となる担当者をそれぞれ決め、連絡先やスケジュールを共有することでトラブルを未然に防ぎましょう。

ステップ⑥
入居者への通知を行う

管理会社変更が入居者にスムーズに伝わるよう、書面と電子メールを併用して通知を行います。通知文には新会社の連絡先や家賃振込先の変更手順、問い合わせ先などを分かりやすく記載し、変更前1ヶ月程度までに送付するのが望ましいです。

場合によっては個別訪問や説明会を開催し、不安を解消する工夫をすることで、入居者の信頼を維持しながら円滑に移行できます。